В хозяйственной деятельности любое событие, операция или сделка, которые могут прямым или косвенным образом влиять на финансы фирмы, включая движение средств по счетам и финансовые результаты, называются фактом хозяйственной жизни. Такой факт необходимо зафиксировать в первичном учетном документе. Для определения даты такого документа можно использовать Федеральный стандарт бухучета ФСБУ 27/2021.
Датой оформления документа является день его подписания ответственным лицом, проводившим операцию или сделку. Если дата оформления документа отличается от даты самого факта хозяйственной жизни, следует отдельно указать информацию об этой дате.
Как указала Федеральная налоговая служба, первичный учетный документ следует составить непосредственно при осуществлении факта хозяйственной жизни. Если это не удается сделать немедленно, то документ должен быть составлен незамедлительно после окончания этого факта. Ответственное лицо обязано своевременно передать все документы для регистрации в бухгалтерии и гарантировать точность представленных данных. ФНС утвердила форматы документов, подтверждающих выполнение работ или оказание услуг в электронной форме, в 2015 и 2022 годах. Несмотря на то, что эти форматы имеют рекомендательный характер, ФНС напоминает о необходимости их соблюдения.